Conditions générales du service

BookFlow est édité par Ethan Levi Valensi — Synergy Solutions, entrepreneur individuel, 641 chemin Costelongue, 13680 Lançon-Provence. SIRET 106 285 729 00013. TVA non applicable, article 293 B du CGI. Contact : ethanlevivalensi@gmail.com

Ces conditions complètent les conditions générales de vente et la politique de confidentialité. Elles s'appliquent à tout établissement abonné à BookFlow.

L'abonnement mensuel donne accès au logiciel de réservation : page de réservation en ligne, agenda, gestion des prestations et des intervenants, interface d'administration, hébergement, sauvegardes et mises à jour. Il inclut un nombre de réservations et de SMS précisé dans la formule souscrite.

Le paiement en ligne est compris dans toutes les formules, Solo incluse, sans supplément d'abonnement. Une seule option reste facturée à part — la facturation électronique automatique — à 5 € par mois sur les formules Solo et Institut ; elle est comprise dans les formules Premium et Pro.

Un forfait dépassé ne bloque jamais une réservation ni un message: le dépassement est facturé, il n'interrompt pas le service.

Les réservations et SMS consommés au-delà du forfait sont facturés le mois suivant, au tarif unitaire de la formule : de 0,04 € à 0,08 € par réservation supplémentaire, et de 0,08 € à 0,09 € par SMS supplémentaire. Le détail figure sur la facture, période par période.

Un SMS est décompté par segment réellement envoyé: au-delà de 160 caractères — ou de 70 caractères si le message contient des accents ou des emojis — un message est transmis en plusieurs segments par les opérateurs, et compté comme tel. L'interface affiche ce découpage au moment où vous rédigez vos modèles.

Quand l'établissement active le paiement en ligne, les règlements de ses clients sont encaissés via Stripe, puis reversés automatiquement sur le compte Stripe de l'établissement, qui reste le vendeur et le bénéficiaire des sommes. Synergy Solutions ne conserve jamais le produit des prestations.

Une commission de service de 1,9 % + 0,25 €est prélevée sur chaque paiement en ligne, quelle que soit la formule. Elle couvre les frais de traitement facturés par Stripe et Stripe Connect, qui varient selon le type de carte utilisé par le client final : elle correspond à notre prix de revient, et non à une marge sur le chiffre d'affaires de l'établissement.

L'ouverture d'un compte Stripe au nom de l'établissement est un préalable obligatoire. Les conditions de Stripe s'appliquent à la relation entre l'établissement et Stripe, notamment en matière de vérification d'identité, de délais de versement et de litiges.

Une réservation payée en ligne puis annulée est remboursée intégralement au client final, automatiquement. Le montant déjà reversé à l'établissement est repris à cette occasion.

L'établissement fixe lui-même le délai au-delà duquel son client ne peut plus annuler en ligne. Passé ce délai, l'annulation se règle directement entre lui et son client.

La commission de service et les frais prélevés par Stripe ne sont pas restitués : Stripe ne les restitue pas non plus en cas de remboursement.

L'établissement peut exiger une empreinte bancaire à la réservation et fixer, prestation par prestation, le montant mobilisable si le client ne se présente pas. Aucune somme n'est prélevée tant que l'absence n'a pas été constatée par l'établissement.

Aucune commission n'est prélevée sur une absence facturée. L'intégralité du montant encaissé revient à l'établissement, déduction faite des seuls frais de Stripe sur la transaction. Une absence est déjà une perte : Synergy Solutions ne s'y sert pas.

BookFlow peut transmettre automatiquement chaque encaissement au logiciel de facturation de l'établissement — Abby ou Pennylane— pour y créer la facture correspondante, dans le compte de l'établissement et sous sa propre numérotation.

Synergy Solutions n'est pas une plateforme agrééeau sens de la réforme française de la facturation électronique, et n'émet aucune facture au nom de l'établissement. La conformité de la facture émise, sa transmission à l'administration fiscale et le e-reporting des ventes aux particuliers relèvent du logiciel choisi par l'établissement et de l'offre qu'il y a souscrite.

Ce point mérite l'attention : selon l'offre souscrite chez l'éditeur, certaines formules se limitent à préparer ou pré-remplir les factures, sans assurer leur transmission réglementaire. Il appartient à l'établissement de vérifier auprès de son éditeur que son offre couvre ses obligations — rappel du calendrier : réception des factures électroniques obligatoire depuis le 1ᵉʳ septembre 2026, émission et e-reporting à compter du 1ᵉʳ septembre 2027 pour les TPE et micro-entreprises.

En cas d'échec de transmission, l'encaissement reste enregistré dans BookFlow et l'erreur est affichée dans l'interface, avec possibilité de relancer l'envoi.

Les SMS et emails de confirmation, de rappel, de déplacement et d'annulation sont envoyés pour le compte de l'établissement, à partir des modèles qu'il peut modifier. Il lui revient de s'assurer que leur contenu est exact et loyal.

Un lien d'annulation est systématiquement présent dans les messages qui en nécessitent un : il ne peut pas être retiré des modèles.

Les données des clients de l'établissement lui appartiennent. Synergy Solutions les traite en qualité de sous-traitant, dans les conditions décrites dans la politique de confidentialité.

À la fin du contrat, l'établissement peut demander l'export de ses données (clients, réservations, encaissements). Elles sont ensuite supprimées de nos systèmes, sauvegardes comprises, dans un délai raisonnable.

BookFlow est hébergé en France et fait l'objet de sauvegardes automatiques. Le service est fourni sans garantie de disponibilité ininterrompue : des interruptions peuvent survenir pour maintenance, ou du fait d'un prestataire tiers (Stripe, opérateur SMS, logiciel de facturation).

La responsabilité de Synergy Solutions ne peut excéder le montant des sommes versées par l'établissement au titre des douze derniers mois d'abonnement. Elle ne couvre pas les conséquences d'un no-show, d'un impayé, d'un litige entre l'établissement et son client, ni les obligations comptables et fiscales de l'établissement.

L'abonnement est mensuel, sans engagement de durée sauf mention contraire au devis. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours ; les dépassements déjà consommés restent dus.

Les tarifs, commissions et plafonds peuvent évoluer, notamment pour suivre les grilles tarifaires de nos prestataires de paiement. Toute évolution est annoncée au moins un mois à l'avance et n'a pas d'effet rétroactif : une empreinte enregistrée ou un paiement déjà encaissé restent régis par les conditions en vigueur à ce moment-là.

Les présentes conditions sont soumises au droit français. À défaut d'accord amiable, le litige relève des tribunaux compétents du ressort du siège de Synergy Solutions.